Siklus Pengeluaran adalah
rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang
berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?
a.
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan
persediaan atau perlengkapan. Metode pengendalian persediaan tradisional ini
sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
-
Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah
optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan
kekurangan persediaan.
Metode - metode
pengendalian persediaan alternatif :
-
MRP (material requirement planning)
Pendekatan ini
bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara
menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
-
JIT (just in time)
Sistem JIT berusaha
untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun
kekurangan persediaan.
b.
Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan
jasa (layanan)
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan
dan penyimpanan barang yang dipesan.
Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
-
Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab
utama:
Memutuskan apakah
menerima pengiriman
Memeriksa jumlah dan
kualitas barang
Laporan penerimaan
adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus
pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman,
termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
-
Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama ketiga
dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk
pembbayaran.
Bagian utang usaha
menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
Kasir bertanggung jawab
untuk melakukan pembayaran.
Diagram Aliran Data (DFD) Aplikasi Siklus Pengeluaran
RUANG LINGKUP BATASAN Data Flow Diagram (DFD) :
Data Flow Diagram
(DFD) :
Data flow Diagram
(DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus
dari sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah
ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat
telepon, surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan
disimpan (misalnya file kartu, harddisk, tape, diskette, dan lain sebagainya).
Simbol-sombol yang
digunakan di DFD mewakili maksud tertentu, yaitu :
1. External
entity (kesatuan Luar) atau boundary (batas sistem).
Setiap sistem pasti
memiliki batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan
luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar
sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainya yang berada di
lingkungan luarnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem.
2.
Data flow (arus data).
Arus data di DFD
diberi simbol panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan, dan
kesatuan luar.
3.
Process (proses).
Suatu
proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan
arus data yang akan keluar dari proses.
4.
Data store (simpanan data).
Merupakan
simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di komputer,
suatu arsip atau catatan manual dan lain sebagainya.
Data
Flow Diagram (DFD) :
Raymond
Mcleod, Jr. (2001:403) mengemukakan bahwa:
“Diagram
Arus Data (Data Flow Diagram) atau DFD adalah suatu gambaran grafis dari suatu
sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan
bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan”.
Andri
Kristanto (2003:55) mengemukakan bahwa :
“DFD
adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari
mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data
disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data
yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut”.
Berdasarkan
pengertian yang telah dikemukakan diatas, dapat penulis simpulkan bahwa yang dimaksud
dengan Data Flow Diagram/DFD adalah model logika data atau proses dari suatu
sistem yang menggambarkan aliran data darimana asal dan kemana tujuan data yang
saling berhubungan dengan menggunakan bentuk-bentuk simbol tertentu.
