Komunikasi Dalam Organisasi

A.     KOMUNIKASI ORGANISASI

1.    Definisi

·         Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas. (Everet M. Rogers)

·         Komunikasi organisasi adalah sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. (Robert Bonnington)

·         Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi didalam kelompok fomal maupun informal dari suatu organisasi. (Wiryanto, 2005).

2.    Jenis dan proses komunikasi organisasi

Jenis :

·         Komunikasi lisan dan tertulis

Dasar penggolongan komunikasi lisan dan tertulis ini adalah bentuk pesan yang akan disampaikan. Banyak bentuk komunikasi: terutama komunikasi antar pribadi (interpersonal communication), disampaikan secara lisan maupun tertulis. Karena sebagian besar interaksi manusia terjadi dalam bentuk ini, maka berbagai studi telah dilakukan untuk menilai manfaat dan efisiensi dari pesan yang disampaikan dengan cara ini.

·         Komunikasi verbal dan non verbal

Jika dua orang berinteraksi, maka informasi mengenai perasaan dan gagasan atau ide yang timbul akan dikomunikasikan. Perasaan seseorang juga dapat dinyatakan melalui berbagai isyarat-isyarat atau signal-signal non verbal. Dalam percakapan tatap muka langsung, perasaan, keadaan jiw, atau suasana hati seseorang dinyatakan melalui gerakan isyarat(gesture), ekspresi wajah, posisi dan gerakan badan, postur, kontak fisik, kontak pandangan mata, dan stimulasi non-verbal lain yang sama pentingnya dengan kata-kata yang diucapkan.

·         Komunikasi kebawah, keatas, dan kesamping

Penggolongan komunikasi kebawah, keatas, dan kesamping (lateral) ini didasarkan pada arah aliran pesan-pesan dan informasi didalam suatu organisasi. Untuk memperoleh pengertian yang lebih mendalam, maka akan diuraikan ketiga jenis komunikasi tersebut :

o   Komunikasi kebawah

Aliran informasi dalam komunikasi kebawah mengalir dari tingkatan manajemen puncak ke manajemen menengah, manajemen yang lebih rendah, dan akhirnya sampai pada karyawan operasional. Komunikasi ini juga mempunyai fungsi pengarahan, perintah, indoktrinasi, inspirasi dan evaluasi.

o   Komunikasi keatas

Alirannya dalam hirarki wewenang yang lebih rendah ke lebih tinggi biasanya mengalir disepanjang rantai komando. Fungsi utamanya adalah untuk memperoleh informasi mengenai kegiatan, keputusan dan pelaksanaan pekerjaan karyawan pada tingkat yang lebih rendah.

o   Komunikasi kesamping

Terjadi antara dua pejabat atau pihak yang berada dalam tingkatan hirarki wewenang yang sama (komunikasi horizontal) atau antara orang atau juga pihak pada tingkatan yang berbeda yang tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya (komunikasi diagonal).

·         Komunikasi formal dan informal

Komunikasi formal terjadi diantara karyawan melalui garis kewenangan yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Komunikasi informal terjadi di antara karyawan dalam suatu organisasi yang dapat berinteraksi secara bebas satu sama lain terlepas dari kewenangan dan fungsi jabatan mereka.

Proses :

·         Proses ideasi

Tahap pertama dalam suatu proses komunikasi adalah ideasi (ideation) yaitu proses penciptaan gagasan atau informasi yang dilakukan oleh komunikator.

·         Proses encoding

Gagasan atau informasi disusun dalam serangkaian bentuk simbol atau sandi yang dirancang untuk dikirimkan kepada komunikan dan juga pemilihan saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.

·         Proses pengiriman

Gagasan atau pesan yang telah disimbolkan atau disandikan (encoded) melalui saluran dan media komunikasi yang tersedia dalam organisasi. Pengiriman pesan dapat dilakukan dengan berbicara, menulis, menggambar dan bertindak.

·         Proses penerimaan

Penerimaan pesan ini dapat melalui proses mendengarkan, membaca, atau mengamati tergantung pada saluran dan media yang digunakan untuk mengirimkannya.

·         Proses decoding

Pesan-pesan yang diterima diintrepretasikan, dibaca, diartikan,dan diuraikan secara langsung atau tidak langsung melalui proses berfikir.

·         Proses tindakan

Respon komunikan dapat berbentuk usaha melengkapi informasi, meminta informasi tambahan, atau melakukan tindakan-tindakan lain.

3.    Implikasi manajerial

Bagi pengelola organisasi terutama yang berada dalam tataran pimpinan harus memahami prilaku individu dan dinamika kelompok. Tiap kelompok biasanya memiliki prilaku yang unik dengan memahami dinamika kelompok akan dapat memahami pula proses interaksi dalam kelompok itu sendiri. Kinerja organisasi akan dapat diwujudkan bila didukung oleh kelompok-kelompok yang padu dan efektif.

B.     PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

1.    Definisi

·         Menurut George R. Terry pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku (kelakuan) tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada.

·         Menurut Sondang P. Siagian pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling cepat.

·         Menurut James A. F. Stoner pengambilan keputusan adalah proses yang digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara pemecahan masalah.

2.    Jenis dan proses

JENIS :

Menurut George R. Terry dan Brinckloe :

·         Intuisi

Pengambilan keputusan yang didasarkan atas intuisi atau perasaan memiliki sifat subjektif sehingga mudah terkena pengaruh. Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi ini mengandung beberapa keuntungan dan kelemahan.

·         Pengalaman

Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis, karena pengalaman seseorang dapat memperkirakan keadaan sesuatu, dapat diperhitungkan untung ruginya terhadap keputusan yang akan dihasilkan. Orang yang memiliki banyak pengalaman tentu akan lebih matang dalam membuat keputusan akan tetapi, peristiwa yang lampau tidak sama dengan peristiwa yang terjadi kini.

·         Fakta

Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid dan baik. Dengan fakta, maka tingkat kepercayaan terhadap pengambilan keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang dapat menerima keputusan-keputusan yang dibuat itu dengan rela dan lapang dada.

·         Wewenang

Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang yang lebih rendah kedudukannya. Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang ini juga memiliki kelebihan dan kekurangan.

·         Logika/Rasional

Pengambilan keputusan yang berdasarkan logika ialah suatu studi yang rasional terhadap semuan unsur pada setiap sisi dalam proses pengambilan keputusan. Pada pengambilan keputusan yang berdasarkan rasional, keputusan yang dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu, sehingga dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan. Pada pengambilan keputusan secara logika terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :

• kejelasan masalah
• orientasi tujuan : kesatuan pengertian tujuan yang ingin dicapai
• pengetahuan alternatif : seluruh alternatif diketahui jenisnya dan konsekuensinya
• preferensi yang jelas : alternatif bisa diurutkan sesuai kriteria
• hasil maksimal : pemilihan alternatif terbaik didasarkan atas hasil ekonomis yang maksimal 

PROSES :

·         Pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan pada dasarnya adalah proses pemecahan masalah yang menghalangi atau menghambat tercapainya tujuan. Agar masalah dapat dipecahkan, terlebih dahulu harus dikenali apa masalahnya.

·         Mencari alternatif pemecahan

Setelah masalh dikenali maka dapat dilakukan pencarian terhadap alternatif-alrternatif yang mungkin dapat memecahkan masalah yang dihadapi. Dalam mencari alternatif hendaknya tidak mamikirkan masalah efisiensi dan efektifitas. Ynag terpenting adalah mengumpulkan sebanyak-banyaknya alternatif. Setelah alternatif terkumpul, barulah disusun berurutan dari yang paling diinginkan sampai yang tidak diinginkan.

·         Memilih alternatif

Setelah alternatif tersusun, barulah dapat dilakukan pilihan alternatif yang dapat memberikan manfaat, dalam arti dapat memecahkan masalah dengan cara yang paling efektif dan efisien. Sebelum menjatuhkan pilihan pada sebuah alternatif, ajukan pertanyaan untuk tiap-tiap alternatif.

·         Pelaksanaan alternatif

Setelah alternatif dipilih, tibalah saatnya melaksanakannya ke dalam bentuk tindakan. pelaksanaan harus sesuai denga rencana, agar tujuan memecahkan masalh dapat tercapai.

·         Evaluasi

Setelah alternatif dilaksanakan, bukan berarti proses pengambilan keputusan telah selesai. Pelaksanaan alternatif harus terus diamati, apakah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Bila langkah-langkah pelaksanaan telah dilakukan dengan benar tetapi hasil yang dicapai tidak maksimal, sudah waktunya untuk mempertimbangkan kembali pemilihan alternatif lainnya. Tidak maksimalnya hasil yang dicapai mungkin terjadi karena pengaruh negatif potensial benar-benar terjadi, atau mungkin pengaruh negatif yang tadinya tidak diperkirakan. 

3.    Faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan

Menurut Terry (1989) :

·         hal-hal yang berwujud maupun tidak berwujud, yang emosional maupun rasional perlu diperhitungkan dalam pengambilan keputusan;

·         setiap keputusan nantinya harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi;

·         setiap keputusan janganlah berorientasi pada kepentingan pribadi, perhatikan kepentingan orang lain;

·         jarang sekali ada 1 pilihan yang memuaskan;

·         pengambilan keputusan merupakan tindakan mental. Dari tindakan mental ini kemudian harus diubah menjadi tindakan fisik;

·         pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu yang  cukup lama;

·         diperlukan pengambilan keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil yang baik;

·         setiap keputusan hendaknya dikembangkan, agar dapat diketahui apakah keputusan yang diambil itu betul; dan

·         setiap keputusan itu merupakan tindakan permulaan dari serangkaian kegiatan berikutnya.

Menurut Sondan P. Siagian :

·         Dinamika individu dalam organisasi, yaitu proses keputusan harus
mempertimbangkan segala kemungkinan yang akan terjadi pada diri setiap
individu, situasi dan kondisi pandangan individu terhadap diri mereka
sendiri mempengaruhi terhadap keputusan organisasi.

·         Dinamika kelompok dalam organisasi, yaitu pemimpin yang ingin
melakukan proses pengambilan keputusan harus mempertimbangkan situasi dan kondisi kepribadian rangkap anggotanya (kepribadian individu
dan kepribadian ketika bersama kelompoknya). Hal ini dilakukan agar
proses keputusan dapat mempercepat proses pendewasaan kelompok kerja
dalam organisasi.

·         Dinamika lingkungan organisasi, yaitu semua keputusan organisasi harus
memperhitungkan tekanan-tekanan yang bersumber dari lingkungan.
Istilah dinamika digunakan untuk menunjuk bahwa segala sesuatu
selalu mengalami perubahan, dan dinamika tersebut yang menuntut adanya
peningkatan kemampuan mengambil keputusan yang selaras dengan
perubahan-perubahan yang sedang dan yang akan terjadi .

DAFTAR PUSTAKA

·         M. Rogers, Everet, Communication in Organization. New York: Gramedia, 2005.

·         Bonnington, Robert, Modern Business: A System Approach. New York: Gramedia, 2005.

·         Wiryanto, Komunikasi Organisasi. Jakarta: Gramedia, 2005.

·         Facione, P. and Facione, N., Thinking and Reasoning in Human Decision Making, The California Academic Press / Insight Assessment, 2007

·         Plous, S. The Psychology of Judgement and Decision Making New York: McGraw-Hill, 1993

·         Ullman, D. G., Making Robust Decisions Trafford, 2006

·         Levin, Mark Sh., Composite Systems Decisions, New York: Springer, 2006.

·    http://kireinatasya.wordpress.com/2012/10/14/prilaku-dan-komunikasi-dalam-kelompok-organisasi/

·         http://annisafujiyana.blogspot.com/2013/05/komunikasi-dalam-organisasi.html