Analisis
Pekerjaan
Analisis pekerjaan adalah menepatkan orang yang
tepat pada suatu pekerjaan tertentu, sesuai dengan kemampuan,keahlian dan
pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan. Pada hakikatnya semua orang
menduduki jabatan manajerial atau pejabat negara sekalipun adalah sumber daya
manusia juga. Berarti dalam suatu organisasi atau negara diperlukan keberadaan
sekelompok orang-orang analisis pekerjaan yang bertugas melakukan analisis
terhadap suatu atau semua pekerjaan yang ada.
Analisis
pekerjaan merupakan proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang
dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan cara mengmati atau
mengadakan interview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti yang benar dari
supervisor.
Tujuan
Analisis Pekerjaan
1. Memperoleh
tenaga kerja pada posisi yang tepat
2. Memberikan
kepuasan pada diri tenaga kerja
3. Menciptakan
iklim dan kondisi kerja yang kondusif
Tindakan-tindakan yang diperlukan oleh
managemen SDM untuk mencapai tujuan yang didasarkan pada informassi analisi
pekerjaan adalah :
1. Evaluasi peran
lingkungan terhadap pekerjaan individu.
2. Kaji kembali
kemungkinan ada persyaratan kerja yang usang.
3. Ciptakan
peraturan yang dapat menguntugkan semua pihak.
4. Rancang
kebutuhan SDM masa depan.
5. Sesuaikan
antara jumlah pelamar dan pekerjaan yang tersedia.
6. Rancang
kebutuhan pendidikan dan pelatihan untuk karyawan baru maupun karyawan yang
sudah berpengalaman.
7. Rancang rencana
pengembangan potensi karyawan.
8. Tentukan
standar kerja/prestasi yang realistis.
9. Penempatan
karyawan hendaknya sesuai dengan minatnya.
10. Penempatan
karyawan sesuai dengan ahlinya.
11. Berikan
kompensasi secara wajar.
Manfaat-manfaat
analisis pekerjaan
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya
Manusia yang sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis
jabatan. Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk
kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
- Kompensasi
- Penilaian prestasi kinerja
- Perekrutan dan penyeleksian
- Keselamatan dan kesehatan
- Hubungan karyawan dan perburuhan
- Pelatihan dan pengembangan
- Menentukan kewajiban yang tidak ditugaskan
Desain Pekerjaan
Desain
Pekerjaan adalah rincian tugas dan cara pelaksanaan tugas atau kegiatan yang
mencakup siapa yang mengerjakan tugas, bagaimana tugas itu dilaksanakan, dimana
tugas dikerjakan dan hasil apa yang diharapkan. menambahkan desain pekerjaan
adalah fungsi penetapan kegiatan kerja seorang atau sekelompok karyawan secara
organisasional. Tujuannya untuk mengatur penugasan kerja supaya dapat memenuhi
kebutuhan organisasi.
Definisi
diatas menjelaskan bahwa desain pekerjaan dibuat oleh
perusahaan untuk mengatur tugas- tugas yang tepat sasaran , memberikan
tugas kepada orang dengan kemampuan dan keterampilan yang harus dimiliki
untuk mengerjakan tugas tersebut demi mencapai sasaran dari perusahaan.
Jabatan
atau pekerjaan harus dapat meningkatkan produktivitas organisasi, meningkatkan
kepuasan kerja, memotivasi, mengurangi turn over, dan meningkatkan
kemampuan. Oleh karena itu, pekerjaan harus didesain dengan baik agar menjadi
sumber motivasi, kepuasan kerja, dan produktivitas. Desain pekerjaan adalah
penentuan cakupan pekerjaan, wewenang, lingkungan kerja yang mendukung,
spesialisasi dari sebuah proses atau organisasi.
Elemen
Organisasi; Desain pekerjaan harus dapat
meningkatkan produktivitas. Salah satu caranya dapat dilakukan melalui
pendekatan mekanistik, procedural, dan ergonomic. Jika dilakukan terlalu
mekanistik maka tidak akan memuaskan dan tidak akan meningkatkan kemampuan.
Elemen
Keperilakuan; Mempertimbangkan keinginan menusia
dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang terdiri dari :
- Autonomy (Responsibility for work)
- Task Variety (use of different skill and ability)
- Task Identity (doing the whole piece of work)
- Task Siginificance (meaning of work to other)
- Feed Back (information on performance)
Elemen
Lingkungan; Mempertimbangkan keinginan
masyarakat, budaya, kemampuan, dan ketersediaan pegawai.
Aspek-aspek
keperilakuan dan eficiency dapat menjadi dua hal yang bertentangan.
Teknik
dalam mendesain ulang pekerjaan :
- Job Enlargement (meningkatkan cakupan pekerjaan. Sama dengan meningkatkan job variety, job identity, dan job significance)
- Job Encrichment (Meningkatkan otonomi. sama dengan meningkatkan job significance)
- Job Rotation (Meningkatkan job variety, dan job significance)
Pembuatan Bagan Organisasi
Struktur Organisasi dalam sebuah organisasi biasanya
digambarkan dalam bentuk Bagan Struktur Organisasi (Organization Chart) yaitu
suatu diagram yang menggambarkan pengaturan posisi pekerjaan dalam Organisasi
yang diantaranya juga termasuk garis komunikasi dan wewenangnya.
Bentuk-bentuk Struktur Organisasi yang sering digunakan
dalam organisasi pada umumnya terdiri dari 3 bentuk, yaitu Struktur Organisasi
Fungsional, Struktur Organisasi Divisional (berdasarkan Produk/Pasar) dan
Struktur Organisasi Matriks.
Struktur Organisasi Fungsional
Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure
Organization) merupakan Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh
suatu organisasi. Pembagian kerja dalam bentuk Struktur Organisasi Fungsional
ini dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi,
Pemasaran dan Sumber daya Manusia. Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan
(skill) dan tugas yang sama akan dikelompokan bersama kedalam satu unit kerja.
Struktur Organisasi ini tepat untuk diterapkan pada Organisasi atau Perusahaan
yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk maupun layanan. Struktur
organisasi bentuk ini dapat menekan biaya operasional namun mengalami kesulitan
dalam berkomunikasi antar unit kerja.
Contoh
Struktur Organisasi Fungsional
Struktur Organisasi Divisional
Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure
Organization) adalah Struktur Organisasi yang dikelompokkan berdasarkan
kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis. Organisasi bentuk
Divisional ini biasanya diterapkan di perusahaan yang berskala menengah
keatas,hal ini dikarenakan biaya operasional akan lebih tinggi jika
dibandingkan dengan bentuk Organisasi Fungsional.
Contoh
Struktur Organisasi Divisional
Struktur Organisasi Matriks
Struktur Organisasi Matriks (Matrix Structure Organization)
merupakan kombinasi dari Struktur Organisasi Fungsional dan Struktur Organisasi
Divisional dengan tujuan untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat
pada kedua bentuk Struktur Orgnisasi tersebut. Struktur Organisasi Matriks ini
sering juga disebut dengan Struktur Organisasi Proyek karena karyawan yang
berada di unit kerja fungsional juga harus mengerjakan kegiatan atau tugas
proyek-proyek organisasi yang ditugaskan kepadanya. Struktur Organisasi Matriks
ini mengakibatkan terjadinya multi komando dimana seorang karyawan diharuskan
untuk melapor kepada dua pimpinan yaitu pimpinan di unit kerja Fungsional dan
pimpinan proyek. Struktur Organisasi ini biasanya digunakan oleh perusahaan
yang berskala besar atau perusahaan-perusahaan multinasional.
Contoh
Struktur Organisasi Matriks
Peramalan
Perencana SDM yang baik adalah jika ia dapat meramalkan masa
depan dengan cara memproyeksikan hasil analisis imformasi yang diperolehnya.
Peramalan biasanya untuk masa 5 tahun yang akan datang. Apabila ramalan-ramalannya
mendekati kebenaran, rencana itu baik dan benar, karena ia dapat membaca
situasi masa yang akan datang dengan baik.Peramalan (forecasting) menggunakan
informasi masa lalu dan saat ini untuk mengidentifikasi kondisi masa depan yang
diharapkan. Proyeksi untuk masa yang akan datang tentu saja ada unsur
ketidaktepatan. Basanya orang yang berpengalaman mampu meramal cukup akurat
terhadap benefit organisasi dalam rencana jangka panjang.
Penekanan utama dari peramalan SDM saat ini adalah meramalkan
kebutuhan SDM organisasi atau permintaan kebutuhan akan SDM. Ramalan permintaan
dapat berupa penilaian subjektif atau matematis.
Metode meramalkan permintaan, yaitu:
1.
Metode
penilaian terdiri dari:
a.
Estimasi
dapat top down atau bottom up, tetapi pada dasarnya yang berkepentingan ditanya
“Berapa orang yang akan anda butuhkan tahun depan?”
b.
Rules
of thumb mempercayakan pedoman umum diterapkan pada situasi khusus dalam
organisasi. Contoh; pedoman “one operations managers per five reporting
supervisors” membantu dan meramalkan jumlah supervisor yang dibutuhkan dalam
suatu divisi.Bagaimanapun, hal ini penting untuk menyesuaikan pedoman untuk
mengetahui kebutuhan departemen yang sangat bervariasi.
Teknik Delphi menggunakan input dari kelompok pakar. Opini
pakar dicari dengan menggunakan kuesioner terpisah dalam situasi diramalkan.
Opini pakar kemudian digabungkan dan dikembalikan kepada para pakar untuk opini
tanpa nama yang kedua. Proses ini akana berlangsung beberapa pakar hingga pakar
pada umumnya asetuju pada satu penilaian. Sebagai contoh, pendekatan ini telah
digunakan untuk meramalakan pengaruh teknologi pada Manajemen SDM dan kebutuhan
perekrutan staff.
Teknik kelompok Nominal, tidak seperti Delphi, membutuhkan
pakar untuk bertemu secara langsung. Gagasan mereka biasanya timbul secara
bebas pada saat pertama kali, didiskusikan sebagai kelompok dan kemudian
disusun senagai laporan.
2.
Metode
Matematika, terdiri dari:
a.
Analisis
Regresi Statistik membuat perbandingan statistik dari hubungan masa lampau diantara
berbagai faktor. Sebagai contoh, hubungan secara statistik antara penjualan
kotor dan jumlah karyawan dalam rantai retail mungkin berguna dalam meramalkan
sejumlah karyawan yang akan dibutuhkan jika penjualan retail meningkat 30 %.
b.
Meode
Simulasi merupakan gambaran situasi nyata dalam bentuk abstrak sebagai contoh,
model ekonometri meramalkan pertumbuhan dalam pemakaian software akan
mengarahkan dalam meramalkan kebutuhan pengembangan software.
c.
Rasio
Produktivitas menghitung rata-rata jumlah unit yang diproduksi perkaryawan.
Rata-rata ini diaplikasikan untuk ramalan penjualan untuk menentukan jumlah
karyawan yang dibutuhkan, sebagai contoh, suatu perusahaan dapat meramalkan
jumlah penjualan representative menggunakan rasio ini.
d.
Rasio
jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dapat digunakan untuk meramalkan tenaga
kerja tak langsung. Sebagai contoh, jika perusahaan biasanya menggunakan satu
orang klerikal untuk 25 tenaga kerja produksi, yang rasio dapat digunakan untuk
membantu estimasi untuk tenaga klerikal.
Tujuan peramalan antara lain, untuk hal-hal berikut.
1.
Meramalkan
kebutuhan dan persediaan tenaga kerja yang ada.
2.
Meramalkan
kemajuan perusahaan dan teknologi sehingga harus dilaksanakan pelatihan
kurikulum yang tepat.
3.
Meramalkan
kemajuan pendidikan dan peningkatan kemampuan SDM.
4.
Meramalkan
kebutuhan akan jenis-jenis kecakapan yang berlainan dan jenis SDM (pria-wanita)
pada asa yang akan datang.
5.
Meramalkan
kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti usia, umr, dan jam kerja
Sumber
:
